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Tipps zu Microsoft Office
Kleine Hilfen für den Umgang mit Standard-Programmen ...
Die Tipps werden ohne Garantie und Gewähr nach bestem Wissen gegeben. Insbesondere übernehmen wir keine Haftung für Datenverluste. Sollten Sie einen Fehler entdecken oder eine Ergänzung parat haben, schicken Sie uns bitte eine E-Mail.
Hinweis: Die neuesten Tipps stehen immer oben.
Inhaltsverzeichnis
In Office 2007 fehlt die angekündigte PDF-Integration
Aufgrund lizenzrechtlicher Streitigkeiten mit Adobe hat Microsoft auf die direkte Integration des PDF-Formats verzichtet. Aber Sie können von Microsoft ein PDF-Add-In nachinstallieren.
Laden Sie sich die Software von dieser Microsoft-Seite herunter (nur mit Gültigkeitsprüfung): PDF-Add-In und installieren das Tool mit den Standard-Installationseinstellungen.
Durch diesen Download haben Sie die Möglichkeit, in acht Microsoft Office-2007-Programmen Dateien in den Formaten PDF oder XPS zu exportieren und zu speichern. Weiterhin können Sie in einigen dieser Programme Dateien als E-Mail-Anhang in den Formaten PDF und XPS senden. Einige Features unterscheiden sich bei den verschiedenen Programmen.
In Word 2007 steht Ihnen dann z.B. nach Anwahl der Office-Schaltfläche im Menü des Befehls Speichern unter die neue Auswahl "PDF oder XPS" zur Verfügung.
XPS ist übrigens ein Konkurrenzformat von Microsoft zu Adobes PDF.
Office 2007
Aufgrund lizenzrechtlicher Streitigkeiten mit Adobe hat Microsoft auf die direkte Integration des PDF-Formats verzichtet. Aber Sie können von Microsoft ein PDF-Add-In nachinstallieren.
Laden Sie sich die Software von dieser Microsoft-Seite herunter (nur mit Gültigkeitsprüfung): PDF-Add-In und installieren das Tool mit den Standard-Installationseinstellungen.
Durch diesen Download haben Sie die Möglichkeit, in acht Microsoft Office-2007-Programmen Dateien in den Formaten PDF oder XPS zu exportieren und zu speichern. Weiterhin können Sie in einigen dieser Programme Dateien als E-Mail-Anhang in den Formaten PDF und XPS senden. Einige Features unterscheiden sich bei den verschiedenen Programmen.
In Word 2007 steht Ihnen dann z.B. nach Anwahl der Office-Schaltfläche im Menü des Befehls Speichern unter die neue Auswahl "PDF oder XPS" zur Verfügung.
XPS ist übrigens ein Konkurrenzformat von Microsoft zu Adobes PDF.
Bilder in Text umwandeln
Wussten Sie eigentlich, daß in Ihrem Office 2003 eine Texterkennungs-Software (OCR) enthalten ist, mit deren Hilfe Sie ein Bild in einen editierbaren Text umwandeln können?
So geht es:
Öffnen Sie das umzuwandelnde Bild (egal, mit welchem Programm), wählen dann "Drucken" aus, wobei Sie den Drucker ändern müssen auf "Microsoft Office Document Image Writer". Hierbei drucken Sie nicht auf Papier aus, sondern erzeugen eine Druckdatei. Nach dem Speichern dieser Datei in ein Verzeichnis Ihrer Wahl öffnet sich das Programm "Microsoft Office Document Imaging" mit der Bilddatei. Wählen Sie jetzt aus dem Menü: Extras->Texterkennung mit OCR. Die Software analysiert jetzt die Bilddatei und wandelt erkannte Schriftzeichen in Text um. Als nächsten Schritt wählen Sie aus dem Menü: Extras->Text an Word senden.
In Word wird jetzt die erzeugte Textdatei dargestellt, deren Lesbarkeit natürlich von der Qualität der Vorlage, also des Bildes, abhängig ist. Hier müssen Sie ggf. den Text nacharbeiten.
Office 2003
Wussten Sie eigentlich, daß in Ihrem Office 2003 eine Texterkennungs-Software (OCR) enthalten ist, mit deren Hilfe Sie ein Bild in einen editierbaren Text umwandeln können?
So geht es:
Öffnen Sie das umzuwandelnde Bild (egal, mit welchem Programm), wählen dann "Drucken" aus, wobei Sie den Drucker ändern müssen auf "Microsoft Office Document Image Writer". Hierbei drucken Sie nicht auf Papier aus, sondern erzeugen eine Druckdatei. Nach dem Speichern dieser Datei in ein Verzeichnis Ihrer Wahl öffnet sich das Programm "Microsoft Office Document Imaging" mit der Bilddatei. Wählen Sie jetzt aus dem Menü: Extras->Texterkennung mit OCR. Die Software analysiert jetzt die Bilddatei und wandelt erkannte Schriftzeichen in Text um. Als nächsten Schritt wählen Sie aus dem Menü: Extras->Text an Word senden.
In Word wird jetzt die erzeugte Textdatei dargestellt, deren Lesbarkeit natürlich von der Qualität der Vorlage, also des Bildes, abhängig ist. Hier müssen Sie ggf. den Text nacharbeiten.
Konverter für das neue Dateiformat von Office 2007
Das neue Office 2007 speichert die Dokumente in einem neuen Dateiformat, das auf dem XML-Standard (Open XML) basiert. Damit werden die bisherigen Formate DOC und XLS abgelöst, die in Office 2007 aber noch gespeichert werden können (abwärtskompatibel).
Um aber mit älteren Office-Anwendungen die neuen Dokumentformate lesen zu können, müssen diese vorher konvertiert werden. Microsoft stellt Ihnen dazu einen kostenlosen Konverter (Compatibility Pack) zur Verfügung, den Sie hier herunterladen können:
Microsoft Office Compatibility Pack für Dateiformate von Word, Excel und Powerpoint 2007
Das Compatibility Pack kann auch mit Microsoft Office Word Viewer 2003, Excel Viewer 2003 und PowerPoint Viewer 2003 verwendet werden, um Dateien in diesen neuen Formaten anzuzeigen.
Übrigens: Der Download ist 27 MByte gross und daher nur mit einer DSL-Leitung zu empfehlen!
Das neue Office 2007 speichert die Dokumente in einem neuen Dateiformat, das auf dem XML-Standard (Open XML) basiert. Damit werden die bisherigen Formate DOC und XLS abgelöst, die in Office 2007 aber noch gespeichert werden können (abwärtskompatibel).
Um aber mit älteren Office-Anwendungen die neuen Dokumentformate lesen zu können, müssen diese vorher konvertiert werden. Microsoft stellt Ihnen dazu einen kostenlosen Konverter (Compatibility Pack) zur Verfügung, den Sie hier herunterladen können:
Microsoft Office Compatibility Pack für Dateiformate von Word, Excel und Powerpoint 2007
Das Compatibility Pack kann auch mit Microsoft Office Word Viewer 2003, Excel Viewer 2003 und PowerPoint Viewer 2003 verwendet werden, um Dateien in diesen neuen Formaten anzuzeigen.
Übrigens: Der Download ist 27 MByte gross und daher nur mit einer DSL-Leitung zu empfehlen!
PowerPoint: PDF-Datei in einer Präsentation verwenden
Mithilfe von Hyperlinks kann in einer Präsentation eine Verknüpfung zu einer PDF-Datei hergestellt werden.
Markieren Sie den Text oder das Objekt, der bzw. das als Verknüpfung zur PDF-Datei verwendet werden soll.
Klicken Sie im Menü Einfügen auf Hyperlink.
Klicken Sie unter Link zu auf Datei oder Webseite.
Wählen Sie die PDF-Datei aus, zu der Sie eine Verknüpfung herstellen möchten, und klicken Sie dann auf OK.
Anmerkung:
Es ist nicht möglich, eine PDF-Datei in PowerPoint als eingebettetes Objekt einzufügen.
Mithilfe von Hyperlinks kann in einer Präsentation eine Verknüpfung zu einer PDF-Datei hergestellt werden.
Markieren Sie den Text oder das Objekt, der bzw. das als Verknüpfung zur PDF-Datei verwendet werden soll.
Klicken Sie im Menü Einfügen auf Hyperlink.
Klicken Sie unter Link zu auf Datei oder Webseite.
Wählen Sie die PDF-Datei aus, zu der Sie eine Verknüpfung herstellen möchten, und klicken Sie dann auf OK.
Anmerkung:
Es ist nicht möglich, eine PDF-Datei in PowerPoint als eingebettetes Objekt einzufügen.
Eigene Speicherorte in Office 2003 festlegen
Wenn Sie aus Office 2003-Anwendungen heraus speichern wollen, öffnet sich der sog. Speichern-Dialog, der auf der linken Seite bereits einige Schaltflächen wie "Desktop", "Arbeitsplatz" etc. enthält.
Mit der folgenden Anleitung fügen Sie in dieser Leiste schnell Ihre bevorzugten Speicherorte als Schaltfläche hinzu:
Rufen Sie in irgendeinem der Office 2003-Programme den Menübefehl "Datei->Speichern unter" auf, wechseln dort in das bevorzugte Verzeichnis und klicken dann innerhalb des Speichern-Dialogfensters auf den Menüpunkt "Extras" und wählen dort: "Zu meiner Umgebung hinzufügen". Anschließend wird Ihnen das gewählte Verzeichnis als Schaltfläche angezeigt.
Tipp: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der Schaltflächensymbole, können Sie dieses dann in der Reihenfolge nach Ihrem Belieben anordnen oder auch entfernen.
Wenn Sie aus Office 2003-Anwendungen heraus speichern wollen, öffnet sich der sog. Speichern-Dialog, der auf der linken Seite bereits einige Schaltflächen wie "Desktop", "Arbeitsplatz" etc. enthält.
Mit der folgenden Anleitung fügen Sie in dieser Leiste schnell Ihre bevorzugten Speicherorte als Schaltfläche hinzu:
Rufen Sie in irgendeinem der Office 2003-Programme den Menübefehl "Datei->Speichern unter" auf, wechseln dort in das bevorzugte Verzeichnis und klicken dann innerhalb des Speichern-Dialogfensters auf den Menüpunkt "Extras" und wählen dort: "Zu meiner Umgebung hinzufügen". Anschließend wird Ihnen das gewählte Verzeichnis als Schaltfläche angezeigt.
Tipp: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der Schaltflächensymbole, können Sie dieses dann in der Reihenfolge nach Ihrem Belieben anordnen oder auch entfernen.
Neue deutsche Rechtschreibung ab 1. August 2006
Zum 01.08.2006 ist die Neuregelung der deutschen Rechtschreibung für Deutschland, die Schweiz und Österreich offiziell in Kraft getreten.
Die neuen Regeln wurden vom Rat für deutsche Rechtschreibung am 01.08.2005 vorgelegt, am 02.03.2006 von der Ständigen Konferenz der Kultusminister der Länder (KMK) angenommen und am 30.03.2006 von der Ministerpräsidentenkonferenz bestätigt.
Als Antwort auf die Neuregelung wurde eine neue Version der Office 2003 Korrekturhilfen erstellt, die nun von Microsoft als Download bezogen werden kann. Das Update enthält ein Rechtschreibprüfungslexikon, das die Modifikationen zur Neuregelung der deutschen Rechtschreibung berücksichtigt.
Hier geht es zur Microsoft-Seite mit dem Download:
Rechtschreibprüfung für Office 2003
Zum 01.08.2006 ist die Neuregelung der deutschen Rechtschreibung für Deutschland, die Schweiz und Österreich offiziell in Kraft getreten.
Die neuen Regeln wurden vom Rat für deutsche Rechtschreibung am 01.08.2005 vorgelegt, am 02.03.2006 von der Ständigen Konferenz der Kultusminister der Länder (KMK) angenommen und am 30.03.2006 von der Ministerpräsidentenkonferenz bestätigt.
Als Antwort auf die Neuregelung wurde eine neue Version der Office 2003 Korrekturhilfen erstellt, die nun von Microsoft als Download bezogen werden kann. Das Update enthält ein Rechtschreibprüfungslexikon, das die Modifikationen zur Neuregelung der deutschen Rechtschreibung berücksichtigt.
Hier geht es zur Microsoft-Seite mit dem Download:
Rechtschreibprüfung für Office 2003